Die Abschaltung betrifft das neue Outlook für Windows, Outlook auf dem Mac, die Webversion sowie die Apps für iOS und Android. Microsoft will die Funktion bis Ende Oktober 2026 aus den Einstellungen entfernen. Sie steht Nutzern mit einer Copilot-Lizenz zur Verfügung; die klassische Outlook-Version hatte Themes by Copilot nicht. Nutzer ohne entsprechendes Copilot-Abonnement sind laut Microsoft nicht betroffen. Administratoren müssen für die Umstellung nichts veranlassen.
Bis zur Abschaltung können berechtigte Nutzer weiterhin ein KI-generiertes Design erstellen. Die Funktion erzeugt ein Hintergrundbild und passt die Akzentfarben der Outlook-Oberfläche daran an. Zur Auswahl stehen unter anderem mehr als 100 kuratierte Orte sowie Kunststile wie Ölgemälde, realistische Darstellungen und Cartoons. Copilot Pro- und Microsoft 365 Copilot-Abonnenten können Hintergründe außerdem anhand des aktuellen Wetters oder ihres Standorts gestalten lassen.
Bereits angewendete Designs bleiben nach dem Entfernen der Erstellungsoption zunächst erhalten. Wer jedoch zu einem anderen Design wechselt, kann das frühere Copilot-Theme danach nicht wieder auswählen. Motive mit automatischer Aktualisierung bleiben ebenfalls bestehen, werden aber nicht mehr erneuert: Sie zeigen dann den Stand zum Zeitpunkt der Abschaltung. Wer diese Hintergründe nicht weiterverwenden möchte, kann in Outlook ein Standarddesign auswählen. Microsoft bietet dafür weiterhin Farbpaletten ohne KI-Unterstützung an.
Microsoft nennt keinen konkreten Grund für das Ende der Funktion. Themes by Copilot wurde vor weniger als zwei Jahren eingeführt und als Möglichkeit zur dynamischen Gestaltung der Outlook-Oberfläche angeboten. Mit der Abschaltung entfällt damit die Erstellung neuer KI-Designs in den betroffenen Outlook-Versionen; bereits gespeicherte Motive können nur weitergenutzt werden, solange nicht zu einem anderen Design gewechselt wird.